Mail naar advocaat: voorbeeld en tips

Bijgewerkt: 25 februari 2024

Moet je een mail naar een advocaat sturen? Waarschijnlijk twijfel je over de aanspreektitel en wat je in de e-mail moet zetten. Of hoe je moet reageren op een brief van een advocaat of jurist. In dit artikel vind je veel tips en voorbeelden om de juiste mail op te stellen.

Het juiste e-mailadres gebruiken

Zoek altijd het juiste e-mailadres van de advocaat op. Gaat het om een groot advocatenkantoor en wil je de mail naar een specifiek iemand sturen? Kijk dan op de website van het kantoor welk e-mailadres bij deze persoon hoort.

Wanneer je niet zeker weet welk e-mailadres je moet gebruiken, neem dan het algemene mailadres. Meestal begint dit met info@(advocaten-website.nl), waarbij je het gedeelte advocatenwebsite.nl vervangt voor de échte website.

Kom te weten hoe een advocaat jou kan bijstaan en aan welke regels hij zich moet houden.

Bekijk in webshop

CC of BCC

Misschien wil je het mailtje naar meerdere personen versturen. Wees hier een beetje voorzichtig mee want waarschijnlijk is de inhoud privacygevoelig. Maar wanneer je er toch voor kiest, dan heb je twee opties:

CC = kopie waarbij alle ontvangers elkaars e-mailadres zien
BCC = kopie waarbij de ontvanger alleen zijn eigen e-mailadres ziet

Omdat het hier om het delen van gevoelige informatie gaat, is het beter om BCC aan te klikken.

Het onderwerp van de mail naar advocaat

Advocaten zijn ontzettend druk. Dagelijks krijgen ze veel mailtjes binnen die ze moeten beantwoorden. Dit doen ze op basis van belangrijkheid. Maak een duidelijke en beknopte onderwerpregel. Dit moet de inhoud van je e-mail samenvatten. Bijvoorbeeld “Verzoek om juridisch advies inzake [jouw zaak].”

De aanhef: hoe spreek je een advocaat aan?

Wanneer je een e-mail naar een advocaat schrijft, gebruik je altijd een formele aanhef. Officieel gebruik je de aanspreektitel ‘weledelgestrenge heer/mevrouw mr. Jansen’. Maar dit wordt tegenwoordig niet meer zoveel toegepast.

Wanneer je de naam van de advocaat weet, kun je ook het volgende als aanhef gebruiken: geachte heer/mevrouw [achternaam]. Ken je de advocaat al een tijdje? Dan kun je soms ‘beste [naam]’ gebruiken.

De inleiding schrijven

Na de aanhef volgt de inleiding. Vermeld altijd de reden waarom je contact opneemt. Voorbeeld: “Ik schrijf u omdat ik juridisch advies nodig hebt met betrekking tot [omschrijving van je zaak]. Of als voorbeeld: “op [datum] vond er een incident plaats waarbij ik betrokken was. Als eerste zin kun je ook jezelf voorstellen: “mijn naam is [naam]”, gevolgd door de reden waarom je contact opneemt.

Zorg dat de inleiding duidelijk en beknopt is. Je hoeft niet gelijk helemaal in details te treden. De inleiding bestaat uit twee tot maximaal vier regels.

De hoofdtekst

Wanneer je de hoofdtekst schrijft, ga je wat dieper op details in. Maar ook weer niet te diep. Je legt bijvoorbeeld uit wat het incident is en in hoeverre je hierbij betrokken was. Ben je dader of verdachte?

Wanneer je verklaringen van getuigen hebt of je wil bewijs tonen, laat dan weten dat je enkele documenten als bijlage toevoegt. Maar let op dat je niet teveel documenten meestuurt, het moet wel overzichtelijk blijven. Bedenk dat de eerste mail een introductie is waarbij de advocaat bekijkt of hij jou kan helpen.

De afsluiting van de mail

In het laatste gedeelte sluit je de mail op een nette manier af. Dit doe je met een groet of door de advocaat of jurist te bedanken. Hieronder enkele voorbeelden van een goede afsluiting.

Met vriendelijke groet,
Hoogachtend,
Met de meeste hoogachting,
Met oprechte dank,
Met vriendelijke groet en in afwachting van uw antwoord,
Met vriendelijke groet en met waardering voor uw hulp,

Direct hierna volgt jouw naam, bij voorkeur voor- en achternaam.

Je contactgegevens

Het is belangrijk dat de advocaat op verschillende manieren contact met je op kan nemen. Vermeld onderaan de mail je naam, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel fysiek adres.

Enkele tips om een goede mail te schrijven

Vroeger zag een mail naar een advocaat er heel strak en afstandelijk uit. Daar hoef je tegenwoordig niet meer bang voor te zijn. Advocaten zijn met hun tijd meegegaan, de communicatie is er een stuk beter op geworden. Toch is het belangrijk om onderstaande tips mee te nemen.

Beleefdheid en respect: toon altijd respect en wees beleefd in je e-mail. Gebruik woorden zoals alsjeblieft en dank u wel.

Taalgebruik: probeer altijd correcte grammatica en spelling te gebruiken.

Kort en bondig: omdat advocaten weinig tijd hebben, is het belangrijk om de e-mail kort en to the point te houden.

Formele taal: wanneer je naar de advocaat verwijst, gebruik dan meneer/mevrouw of heer/mevrouw.

Urgentie: is er een deadline of heeft jouw zaak haast? Geef dat duidelijk in je e-mail aan. Bijvoorbeeld: “ik zou het waarderen als we deze kwestie voor [datum] kunnen bespreken, vanwege [reden].

Follow-up: vraag om een ontvangstbevestiging en een geschatte tijdslijn voor het ontvangen van een reactie.

En het belangrijkste: vermijd emoties. Wanneer je in een juridische kwestie verwikkeld raakt, komen emoties snel om de hoek kijken. Probeer je e-mail zakelijk te houden zodat de advocaat niet denkt dat je labiel bent, waardoor hij twijfelt of hij jou wel kan helpen.

Mail naar advocaat voorbeelden

Ik hoop dat bovenstaande tips je helpen bij het opstellen van een goede mail naar advocaat of jurist. Mocht je nog wat voorbeelden willen zien, hieronder heb ik er twee voor je. Wees er vrij in om deze voorbeelden voor je eigen e-mail te gebruiken.

Onderwerp: Verzoek om Juridisch Advies inzake Arbeidsconflict

Geachte heer Smith,

Mijn naam is Sarah Johnson en ik ben momenteel werkzaam als HR-manager bij XYZ Company. Ik schrijf u omdat we geconfronteerd worden met een ernstig arbeidsconflict binnen ons bedrijf en we dringend juridisch advies nodig hebben.

Op [datum] is er een incident op de werkvloer geweest waarbij [beschrijving van het incident]. Dit heeft geleid tot verschillende klachten en potentiële juridische gevolgen. We hebben reeds intern geprobeerd het conflict op te lossen, maar het lijkt te escaleren.

Ik heb enkele documenten als bijlage toegevoegd, waaronder verklaringen van getuigen en interne communicatie over de kwestie. We zouden graag een afspraak met u willen maken om de details van de zaak te bespreken en professionele advies te ontvangen over de beste stappen om deze situatie aan te pakken.

Graag hoor ik van u wanneer het u schikt om een afspraak te plannen. We waarderen uw discretie en vertrouwelijkheid met betrekking tot deze zaak.

Met vriendelijke groet,

Sarah Johnson
HR-manager
XYZ Company
[Tel. Nr.]
[E-mailadres]

Juridisch Advies Nodig – Overlast door Blaffende Honden Buren

Geachte heer/mevrouw [Achternaam van de advocaat],

Mijn naam is [Uw Naam], en ik schrijf u met betrekking tot een aanhoudend probleem dat ik ervaar met de blaffende honden van mijn buren. Na talloze pogingen om dit probleem op te lossen, heb ik besloten om juridisch advies in te winnen.

Sinds [datum van de overlast] hebben wij regelmatig en langdurig last van blaffende honden, vooral ’s nachts. Dit heeft niet alleen een negatieve invloed op mijn levenskwaliteit, maar ook op mijn gezondheid en mijn vermogen om normaal te functioneren. Ik heb meerdere keren geprobeerd dit met mijn buren te bespreken en hen gevraagd om maatregelen te nemen, maar dit heeft geen resultaat opgeleverd.

Ik ben bereid om verdere stappen te ondernemen om deze kwestie op te lossen en de overlast te stoppen. Ik ben benieuwd naar uw juridisch advies met betrekking tot mijn rechten en de stappen die ik moet ondernemen om dit probleem aan te pakken. Ik zou graag een afspraak met u willen maken om deze zaak te bespreken.

Ik waardeer uw aandacht voor deze zaak en kijk ernaar uit van u te horen. U kunt mij bereiken op [Uw Telefoonnummer] of via dit e-mailadres.